Cancelar nota fiscal vai ficar caro com as novas regras do IBS e da CBS

Com a chegada dos novos tributos da Reforma Tributária, o IBS e a CBS, a nota fiscal deixou de ser apenas um registro da venda. A Lei Complementar nº 227/2026 reforçou as penalidades ligadas aos dois tributos e deu ao documento fiscal papel central para caracterizar o fato gerador, apurar o imposto e formar os créditos ao longo da cadeia. É a nota que prova que a operação aconteceu e que gera o crédito para quem compra.

A especialista Emilyana Campos, do Escritório São Francisco, explica que as regras estão no artigo 341-G da Lei Complementar nº 214/2025, com a redação dada pela LC 227/2026, publicada em 13 de janeiro de 2026. Duas situações merecem atenção especial das empresas.

A primeira é o cancelamento da nota depois que a operação já aconteceu, que passa a gerar multa de 66% do valor do tributo de referência. Na prática, se a mercadoria já saiu do estoque e foi entregue ao cliente, e a nota é cancelada apenas para ajustar preço ou condição comercial, isso configura cancelamento após o fato gerador. A segunda situação é o cancelamento fora do prazo permitido, com multa de 33% do tributo de referência. Nesse caso, mesmo que a mercadoria nem tenha saído, se o prazo de cancelamento previsto na legislação já passou, a penalidade se aplica.

Emilyana chama atenção para um detalhe que pode surpreender muita gente. O tributo de referência, valor usado como base para calcular a multa, não é necessariamente o imposto destacado ou pago na operação, mas um valor presumido, calculado com percentuais definidos em lei sobre o valor da operação. A legislação deixa claro que esse cálculo vale ainda que a operação seja imune, isenta, com alíquota zero ou reduzida. Ou seja, mesmo que a venda tenha imposto reduzido ou zerado, a multa pode ser calculada como se o imposto fosse cheio.

A lei também prevê aumento da penalidade em caso de reincidência específica, o que deixa ainda mais expostas as empresas que cancelam notas com frequência. E o problema não atinge apenas quem emite. Se o fornecedor cancela uma nota indevidamente, quem comprou também pode ser prejudicado, porque perde a base do seu crédito. A conformidade passa a ser compartilhada entre clientes e fornecedores.

Segundo a especialista, 2026 é o ano para se preparar. Entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2026, se houver auto de infração, o contribuinte será intimado a corrigir a irregularidade em 60 dias, e a correção dentro desse prazo extingue a penalidade. Ela ressalta, porém, que se trata de uma janela de adaptação, e não de uma autorização para errar. A partir de 2027, as multas passam a valer de fato.

Para evitar problemas, Emilyana recomenda conferir todos os dados antes de emitir a nota, como informações do cliente, produto, valor, quantidade e condições de pagamento. Também orienta evitar a emissão de nota antecipada antes de a venda estar realmente fechada, conhecer e respeitar o prazo de cancelamento aplicável a cada tipo de documento e treinar a equipe responsável pela emissão, revisando os processos internos. Quando for necessário fazer ajustes depois da venda, o caminho correto deve ser definido com o contador, que pode indicar o instrumento adequado para cada caso, como a nota de devolução, a nota complementar ou a carta de correção, em vez do simples cancelamento.

A especialista resume que cancelar nota fiscal deixou de ser um ajuste operacional e passou a ser uma infração com multa que pode chegar a 66% do tributo de referência. Organização e conferência antes da emissão são a melhor proteção, e na dúvida a orientação é sempre falar com o contador antes de cancelar qualquer documento.

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